Objetivo

Melhorar o acesso às tecnologias de informação e comunicação, bem como a sua utilização e qualidade.

 

Caracterização da Operação

Acrónimo: S3iPCB

Designação: Sistema de Informação Integrado do IPCB

O IPCB é constituído por seis unidades orgânicas de ensino e investigação, Escola Superior Agrária, Escola Superior de Artes Aplicadas, Escola Superior de Educação, Escola Superior de Gestão, Escola Superior de Saúde Dr. Lopes Dias e Escola Superior de Tecnologia, e ainda pelos serviços da Presidência e Serviços Centrais que coordenam toda a atividade.

Estas escolas encontram dispersas, possuindo cada uma instalações próprias e em espaços diferentes na cidade de Castelo Branco, com exceção da Escola Superior de Gestão, que está localizada na vila de Idanha-a-Nova, a cerca de 30 Km de Castelo Branco. Esta dispersão é obviamente uma dificuldade, e ao mesmo tempo um desafio, na reorganização de processos de negócio e, em especial, na racionalização e rentabilização dos recursos humanos. As escolas estão ligadas por um sistema de comunicação de dados utilizando uma infraestrutura em fibra ótica e radio frequência. As comunicações são efetuadas em fibra ótica com os polos mais próximos, com redundância em rádio frequência e apenas em rádio frequência com os polos mais distantes (Escola Superior Agrária e Escola Superior de Gestão), estando estas ligações aquém das necessidades atuais.

O processo de reorganização dos serviços que tem vindo a ser implementado deparou, desde o seu início, com muitas dificuldades entre as quais importa destacar: a existência de bases de dados autónomas por escola; a ausência de comunicação entre os seus sistemas de informação; a deficiente ligação informática entre as Escolas e os Serviços da Presidência e Serviços Centrais; a dificuldade na obtenção de informação.

Considerou-se pertinente promover solução para as limitações atrás referidas com claro benefício para os alunos, mas também para os seus docentes, não docentes e público em geral. Para os alunos, entre outras dificuldades, refira-se a necessidade de deslocação aos balcões para executarem a grande maioria dos procedimentos administrativos académicos, a dificuldade de interagir com as outras escolas do IPCB para além daquela em que se encontram matriculados, numa perspetiva de Planos Curriculares flexíveis e de acordo com o espírito de ensino do Processo de Bolonha, bem como os tempos de resposta desajustados das suas pretensões. Para os docentes, não docentes, e público externo em geral e atendendo obviamente às especificidades de funções e interesses de cada um, refira-se a excessiva burocracia em procedimentos administrativos que se implementaram em papel e, como tal consumidores de tempo, recursos financeiros e de exigência de presença física pelos diversos serviços das escolas e dos serviços da Presidência e dos Serviços Centrais.

Neste momento verifica-se a necessidade de evolução do sistema existente, com o objetivo de promover a desmaterialização de processos, designadamente no que se refere ao fluxo de informação, responsabilidades e funções, que se consubstancie na implementação do balcão único no IPCB. Para atingir estes objetivos foi necessário repensar a arquitetura de sistemas de informação, já que é necessário integrar varias aplicações de forma a melhor servir os interlocutores do IPCB, alargando o suporte aos processos de negócio do IPCB. A solução atual é limitada no suporte aos processos de negócio (apenas suporta o processo standard de requerimento ao diretor ou ao presidente) e é limitada nas capacidades de integração com aplicações terceiras que potenciam a troca de informação necessária ao suporte dos processos definidos no Sistema de Gestão de Qualidade (SGQ).

Em termos de projeto, para assegurar uma otimização dos serviços prestados, consideramos essencial integrar um Balcão Único com as restantes peças da arquitetura aplicacional, respeitando a sua independência funcional. O Balcão Único do IPCB passará a estar disponível em área específica do portal Web do IPCB a remodelar no âmbito deste projeto, assim como na intranet/extranet do IPCB (MyIPCB). A nível do “BackOffice” a organização deverá, no âmbito deste projeto de Balcão Único, ser dotada de um conjunto de ferramentas que permitam suportar os processos de negócio interno, para por um lado aumentar a eficiência e eficácia dos serviços prestados à comunidade, e por outro lado, servir de suporte à desmaterialização dos processos, pelo que consideramos essencial a existência de:

  • Uma solução de gestão da informação académica fiável que garanta a qualidade dos dados/informação;
  • Uma solução de Gestão Documental e Workflow, como suporte à desmaterialização de processos;
  • Uma solução integrada de repositório científico e de gestão da informação das bibliotecas;
  • Uma Intranet, como ambiente de trabalho colaborativo e partilha de informação;
  • Um sistema de e-learning;
  • Um sistema de inquéritos;
  • Um sistema de gestão de recursos humanos;
  • Um portal Web.

Esta implementação tem como driver a total integração do conjunto de aplicações através do desenvolvimento de Web-Services, sendo por isso um requisito fundamental na escolha das soluções de mercado o permitirem este nível de integração.

 

Principais objetivos da operação

  • Melhoria da qualidade dos serviços e aumento da satisfação dos clientes/utentes do IPCB;
  • Simplificação do acesso aos serviços e à informação do IPCB;
  • Obtenção de economias de gastos e ganhos de eficiência pela simplificação e racionalização de estruturas;
  • Facilitação da articulação em rede com outras instituições/organizações públicas, privadas e empresas;
  • Contribuição para a redução dos impactos ambientais da organização.
 

Identificação das Atividades da Operação

O S3iPCB será desenvolvido tendo em consideração a execução dos seguintes macroprocessos:

  1. Caracterização de processos e fluxos administrativos a informatizar e seu mapeamento com o Sistema de Gestão da Qualidade do IPCB;
  2. Desenvolvimento da solução informática integrada de acordo com as condicionantes de funcionamento do IPCB com recurso a aquisição de serviços a terceiros, ao desenvolvimento próprio de aplicações e ao recurso a soluções open-source, integrando-as;
  3. Reforço da infraestrutura tecnológica, que inclui a rede wifi, licenciamento de tecnologias e hardware específico para a operação;
  4. Sensibilização/divulgação e monitorização;
 
N.º Actividade Designação da Atividade Data de início Data de fim Estado
1 Arquitetura de Sistemas de Informação 1/09/2015 30/10/2015 Em curso
2 Upgrade da solução de gestão académica 1/11/2015 29/02/2016 Concluido
3 Desenvolvimento do MyIPCB 1/11/2015 31/04/2017 Em curso
4 Implementação de solução de Gestão Documental 1/12/2016 30/12/2016 Em curso
5 Implementação do Portal Web do IPCB 1/11/2015 31/08/2016 Concluido
6 Implementação do projeto de repositório unificado 1/01/2016 31/12/2016 Em curso
7 Implementação de infraestruturas tecnológicas de suporte 1/05/2016 31/12/2016 Em curso
8 Monitorização de indicadores 1/05/2017 31/07/2017  
9 Ações de formação interna para utilizadores 1/05/2017 31/07/2017  
10 Divulgação dos resultados 1/07/2017 31/08/2017